Kontrakty w IT – klucz do sukcesu czy ryzyko dla biznesu?

Świat technologii znajduje się obecnie w miejscu największego i najbardziej rewolucyjnego jak dotąd przeobrażenia. Jako społeczeństwo, stoimy w obliczu nieustannych zmian i wyzwań, które znacząco determinują decyzje dotyczące formy zatrudnienia i wyboru współpracy. Czynniki, które do niedawna mogły wydawać się nieistotne teraz stają się kluczowymi elementami analizy. Większość tzw. „black swan”, o których tylko się mówiło jeszcze kilka lat temu, zrealizowała się w dużej mierze po roku 2020, wpływając na globalne rynki. Wojna, globalna inflacja, wzrost kosztu pieniądza, a tym samy awersja do ryzyka stały się istotnymi czynnikami wpływającymi na decyzje biznesowe.

Wśród nich jest miniona pandemia koronawirusa czy globalny kryzys, który dotknął świat, spowodowały rewolucję w sposobie pracy i współpracy. Firmy zmuszone były szybko przystosować się do pracy zdalnej, co dla wielu okazało się przełomem, ujawniającym nowe możliwości i efektywność tego modelu. Pandemia zmusiła również organizacje do ponownego przeformułowania swoich strategii zatrudnienia, kładąc większy nacisk na elastyczność i zdolność do adaptacji.

Ponadto, coraz istotniejszym czynnikiem determinującym decyzje o zatrudnieniu staje się sytuacja geopolityczna. Napięcia międzynarodowe, zmiany polityczne oraz handlowe mogą mieć duży wpływ na działalność gospodarczą i wybory firm. Niepewność związana z nastrojami politycznymi w różnych regionach świata może skłonić przedsiębiorstwa do zmiany strategii zatrudnienia lub wyboru innych partnerów biznesowych.

W obliczu tych zmian firmy muszą podejmować decyzje ostrożnie i elastycznie, uwzględniając różne czynniki, które mogą wpłynąć na ich działalność. Warto również podkreślić, że współpraca i zatrudnienie stają się coraz bardziej globalne i złożone, co wymaga świadomości i analizy wielu aspektów, aby podejmować trafne i przemyślane decyzje zarówno przez pracodawców jak i przez pracowników.

Według firmy Gartner do końca 2023 roku, 1/3 globalnych firm miała w planach zastąpić część pracowników etatowych kontraktorami*.
Forbes Magazine prognozuje natomiast, że do 2027 roku 50% wszystkich pracowników będzie pracować w takiej formie zatrudnienia** (red., czyli właśnie kontraktowej).

Jakie są fakty i czego możemy spodziewać w tej kwestii, w niedalekiej przyszłości?
W artykule rozważymy kilka punktów, które mamy nadzieję zaprowadzą nas do konkretnych odpowiedzi dotyczących zatrudniania na kontrakt B2B oraz współpracy z firmami kontraktingowymi.
Chcielibyśmy tym samym dostarczyć wiedzy, która być może pozwoli komuś teraz lub w przyszłości podjąć świadomą decyzję dotyczącą wyboru optymalnej formy zatrudnienia w kontekście indywidualnych potrzeb i celów zawodowych.

Zaczynajmy!

Kiedy warto rozważyć zatrudnienie kontraktora zewnętrznego?

Zatrudnienie kontraktora to doskonałe rozwiązanie, gdy firma potrzebuje specjalistycznych umiejętności na krótki okres w ramach zespołu lub projektu. W takich sytuacjach specjalista IT, dysponujący odpowiednią wiedzą i kompetencjami, może dołączyć do zespołu na czas realizacji konkretnego zadania lub projektu. Dla przykładu: wdrożenie systemu, przetestowanie rozwiązania, development nowej funkcjonalności itp. Dzięki temu unika się długotrwałego procesu rekrutacji i zatrudnienia programisty na stałe, ponieważ współpracuje on na elastycznych warunkach, dostosowanych do potrzeb projektu. Cały proces przebiega sprawnie i szybko, co czyni tę formę współpracy pożądanym rozwiązaniem szczególnie w sytuacjach, gdy firmie zależy na szybkim osiągnięciu celu lub gdy w perspektywie jest pilny deadline.

“Kolejnym argumentem przemawiąjącym za skorzystaniem z outsourcingu jest szybkość i niski próg wejścia. Rekrutacja in- house jest często złożonym procesem, a struktury firmy nie są gotowe do szybkiego i sprawnego obsłużenia zwiększonego zapotrzebowania”- komentuje Bolesław Tekielski, Engineering Manager, Ramp

“W dzisiejszych czasach, gdzie ceny wszystkiego rosną, specjaliści z branży IT (i nie tylko) dążą do zwiększenia swoich dochodów netto, aby utrzymać dotychczasowy poziom życia. Firmy, z kolei, coraz częściej szukają sposobów na oszczędności i skuteczną realizację swoich planów biznesowych. Współpraca oparta na umowie między firmami może stanowić efektywną strategię optymalizacji kosztów oraz wygodną formę współpracy, umożliwiającą obu stronom zakończenie współpracy po osiągnięciu określonego celu” – komentuje Damian Siekierski, konsultant firmy Recbold.

Case study:
“W ostatnim kwartale 2023 roku przeprowadziliśmy rozmowy z Klientem, który poszukiwał zespołu do przeprowadzenia testów regresji end to end dla jednej ze swoich aplikacji. Projekt zakładał 6 miesięcy pracy kilku dedykowanych osób. Wiedzieliśmy, że potrzebujemy osób gotowych na krótkoterminowy kontrakt. Tylko ci, którzy rozumieli specyfikę tego modelu pracy i byli gotowi na ryzyko zakończenia umowy, mogli odpowiedzieć na naszą propozycję współpracy. Po tygodniu intensywnych poszukiwań i rozmów z kandydatami, zaprezentowaliśmy klientowi 6 osób, spośród których cztery zostały przez Klienta zaakceptowane do zakontraktowania” – opisuje Damian Siekierski

Jakie są zalety zatrudnienia kontraktora? 

IT contracting stanowi korzystne rozwiązanie dla firm, które wyczerpały swój budżet na stałe zatrudnienie, a jednocześnie potrzebują dodatkowego wsparcia projektu lub osiągnięcia celu końcowego. W takich sytuacjach firma nie jest zobligowana do długoterminowych umów ze specjalistami IT.  Zleceniodawca może selekcjonować kontraktorów do konkretnych zadań lub etapów projektu, decydując również o długości trwania ich współpracy.
Firma outsourcingowa zajmuje się także kompleksową obsługą rozliczeń z kontraktorami, co pozwala zleceniodawcy uniknąć tych procedur. To firma outsourcingowa odpowiada za podpisanie umowy, wypłatę wynagrodzenia oraz zarządzanie kwestiami kadrowo-płacowymi.
Prowadzi również negocjacje z kontraktorami IT, organizując rozmowy dotyczące podwyżek, ścieżek kariery lub zakończenia współpracy.

W kluczowych aspektach zarządzania kandydatami, firma outsourcingowa pomaga zleceniodawcy, usprawniając proces zarządzania zasobami ludzkimi.

“Jest także szereg aspektów natury finansowej. Warto w tym miejscu wspomnieć m.in. o poprawie cash flow (przesunięcie płatności faktury za usługę polegającą na oddelegowaniu kontraktorów przez firmę outsourcingową, względem płatności wynagrodzenia, np. pracownikowi etatowemu zgodnie z kodeksem pracy). Uelastycznienie headcountu oraz płatność za rzeczywisty czas świadczenia usługi przez kontraktora – to kolejne dwa argumenty przemawiające za współpracą z firmą outsourcingową” – jak dodaje Rafał Niedziński, Managing Partner Recbold Services.

„W Smart People dbamy dodatkowo o naszych pracowników kontraktowych pod pozostałymi aspektami, nie tylko w zakresie kadrowo-płacowym, czy rozliczeniowym. W zakresie naszych usług jest także upskilling i reskilling zespołów, dostarczanie szkoleń i certyfikatów koniecznych do wykonywania zadań u Klienta leży po naszej stronie. Daje to dla Klienta końcowego redukcję kosztów inwestycyjnych w szkolenia pracownicze a samym zainteresowanym możliwość rozwoju bez angażowania własnych środków – mówi Katarzyna Kwiatkowska, Założyciel i Prezes Zarządu Smart People Sp. z o.o.”.

Warto również wspomnieć, że możliwe są, dzięki temu uelastycznieniu formy zatrudnienia, zmiany w strukturze kosztów. Koszt operacyjny projektu, czyli OPEX (w skład którego wchodzą m.in. wynagrodzenia, podróże służbowe, czy wydatki na rachunkowość) mogą zostać przesunięte w CAPEX (koszt inwestycyjny). Taki kierunek zmian z pewnością jest dobrze postrzegany przez inwestorów.

“Warto również wspomnieć, że zatrudnienie w takim modelu mityguje ryzyko związane z potencjalnym naruszeniem prawa pracy, to jest ryzyko uznania przez PIP kontraktu za “ukryty etat”, z czym wiążą się dotkliwe dla obu stron reperkusje finansowe “ – mówi Bolesław Tekielski

Czy współpraca z kontraktorem jest dla firmy opłacalna? 

Wynagrodzenie kontraktora IT obejmuje już wszelkie koszty, co oznacza, że przygotowanie formalności leży głównie po stronie firmy outsourcingowej.

“Poprzez formalności mamy na myśli, nie tylko podpisanie umowy, czy negocjowanie warunków kontraktu. Często spotykamy się, że nasi Klienci oczekują wyposażenia kontraktora w konkretny sprzęt czy oprogramowanie. W trakcie projektu, opłacanie wymaganych certyfikatów lub szkoleń, a zdarza się, że także opłacanie wyjazdów krajowych i zagranicznych wedle ustaleń” – dodaje Rafał Niedziński.

Umowa kontraktowa może być korzystna ekonomicznie, ponieważ pozwala na uzyskanie dostępu do doświadczonego pracownika na określony czas. Znalezienie i zatrudnienie takiego specjalisty samodzielnie jest czasochłonne i wiąże się z wysokimi kosztami (koszty rekrutacyjne to często koszt 2, a nawet 3 pensji specjalisty IT).

“Według naszego doświadczenia, specjaliści IT przy zmianie pracy przez ostatnie lata oczekiwali wzrostu wynagrodzenia średnio o 20-25%. Dziś kiedy widzimy spowolnienie na rynku IT, pierwsze sygnały były odczuwalne już w połowie 2022, a konsekwencje będziemy widzieć jeszcze przez cały 2024, pozyskanie specjalistów IT jest nieco łatwiejsze niż było wcześniej” – komentuje Rafał Niedziński.

„Jeśli weźmiemy dodatkowo pod uwagę, że firmy outsorcingowe takie jak Smart People biorą na siebie koszty rekrutacji, onboardingu i szkoleń kontraktorów, to rachunek ekonomiczny takiego przedsięwzięcia może okazać się całkiem opłacalny – dodaje Katarzyna Kwiatkowska.

Nawiązując do aspektu korzystanie z usług firmy kontraktingowej jako ekonomicznie uzasadnionej warto wspomnieć, że są firmy kontraktingowe, które oferują w swoim portfolio usługę Try&Hire (inaczej Try&Buy). Usługa taka polega na przejęciu kontraktora po zakończeniu zlecenia. Klient w okresie kontraktu “sprawdza” taką osobę, a następnie po ustalonym okresie przejmuje i wchłania do swojego zespołu, bez pośrednictwa firmy kontraktingowej. Przejęcie takie może nastąpić bezkosztowo lub po wcześniejszym ustaleniu przez strony tzw. odstępnego.

„W Recbold mamy umowy, w których po okresie 18 miesięcy Klienci przejmują kontraktorów bezkosztowo. Takie rozwiązanie jest korzystne dla naszego Klienta (wie, że kontraktor stanie się częścią jego struktury organizacyjnej – traktuje zewnętrznego „externala” jako pełnoprawnego członka zespołu; dba o relacje, częste integracje, podwyżki, w tym wiedzę, która zostaje w organizacji. Dla kontraktora korzystna jest zaś ciągłość w projekcie.
W taki sposób zbudowaliśmy dla spółki technologicznej jednej z największych grup ubezpieczeniowych na Świecie zespół ponad 24 osób w 7 miesięcy (Cloud DevOpsów i Data Engineerów). Wygenerowane oszczędności dla Klienta to ponad 130 tyś złotych w porównaniu z kosztami rekrutacji” – wspomina Rafał Niedziński.

Dodatkowo, firma kontraktingowa często bywa jedyną możliwą formą zatrudniania kontraktora z rynku. Np. na rynku pracy w Wielkiej Brytanii możliwości bezpośredniej współpracy kontraktora ze zleceniodawcą są mocno ograniczone. Kontraktorzy potrzebują zatem firmy pośredniczącej i reprezentującej, tzw. Umbrella Company.
Na polskim rynku firmy kontraktingowe mogą rekrutować pracowników z rynku, przesuwać pracowników w ramach projektów lub przejmować cześć struktury klienta / zleceniodawcy. Przy tej okazji firma kontraktingowa niejako „spina” wszystkich kontraktorów jedną fakturą. Co jest dodatkową korzyścią takiej współpracy dla stron.

Podsumowując, jeśli potrzebujemy eksperta IT do realizacji określonej części projektu lub niszowych kompetencjach trudno dostępnych na rynku, zatrudnienie na stałe może generować wysokie koszty. W przypadku konieczności posiadania różnych umiejętności w zespole, łatwiej (niż w przypadku zatrudnienia) można zastąpić kontraktora IT i tym samym uzupełnić braki na krótki czas. Ponadto, współpraca z zewnętrznym specjalistą podnosi kompetencje całego zespołu.

Jakie są ryzyka z zatrudnienia specjalisty na kontrakt?

Warto zaznaczyć w tym miejscu, że dużo zależy od czasu trwania takiego kontraktu. Jeśli jest to krótki, „sezonowy” kontrakt to dużym wyzwaniem może okazać się zintegrowanie pracownika z zespołem. Wynikać może to z innej kultury organizacyjnej, w której pracownik dotychczas pracował, a także z różnego stylu pracy, który w takich „patchworkowych” zespołach może być widoczny.

“W drugą stronę, kontraktor może stać się jedynym silosem wiedzy domenowej, tym samym czyniąc firmę “zakładnikiem”. Rozwiązują to, standardowe w Recbold, klauzule umożliwiające przejęcie kontraktora” – komentuje Bolesław Tekielski.

„Kwestia dopasowania do organizacji stawiana często jako wada kontraktingu w istocie okazuje się często jego znaczącą przewagą. Osoby nieuwikłane w dotychczasowe układy, mający jednocześnie postawiony bardzo jednoznaczny cel pomagają zatrudniającym je firmom na podważenie status quo i dzięki temu ucieczkę do przodu, która w przypadku pracowników etatowych, uzależnionych od skomplikowanych relacji wewnętrznych byłaby utrudniona. Odpowiedzialnemu specjaliście z jasno zdefiniowanym interesariuszem głównym oraz celem jego pracy, łatwiej będzie podejmować lub rekomendować zmiany, które dla etatowego pracownika mogą być trudne czy nawet niemożliwe do przeprowadzenia z racji skomplikowanych zależności międzyludzkich występujących zwłaszcza w rozbudowanych organizacjach.
Kontraktor może być także mniej zaangażowany w długoterminowe cele firmy, ponieważ jego priorytetem może być jedynie realizacja konkretnej umowy lub zadania, a nie dalszy rozwój firmy, przy czym, jeśli zależy nam tylko na konkretnym projekcie może to pozostawać dla firmy bez znaczenia” – mówi Wojciech Zieliński, Senior Project/Program Manager w Endava Polska

“Należy zwrócić uwagę na aspekt konkretnego know-how, które kontraktor będąc w projekcie pozyskuje, a w momencie zakończenia współpracy niejako „wynosi” z organizacji. Ale jak zawsze każda sytuacja ma kilka rozwiązań. Z inne perspektywy należy pamiętać, że kiedy decydujemy się na włączenie kontraktora do struktury, wiedza i know-how które on posiada w pracy na konkretnych projektach, czy wiedza domenowa w danej branży może być przydatna i nieoceniona. Taki transfer wiedzy, oczywiście z poszanowaniem zasad poufności, może wzbogacić doświadczenia zespołu i wpływać pozytywnie na „dojrzałość” rozwiązań” – komentuje Rafał Niedziński.

“Jednym z ryzyk, na które nasi Klienci zwracają szczególną uwagę podczas negocjowania kontraktu jest szybkość zastąpienia kontraktora kolejnym kontraktorem o kompetencjach nie mniejszych od osoby, która z różnych względów schodzi z projektu. Zwykle na rynku przyjmuje się, że firma kontraktingowa powinna zaprezentować nowego kontraktora w ciągu kilku – kilkunastu dni. Zwykle przyjmuje się w umowach okres 2-4 tygodni” – dodaje Damian Siekierski.

Wnioski

Dla kontraktorów współpraca na kontrakcie może być sposobem na rozwój kariery poprzez zdobycie doświadczenia w różnych projektach i technologiach i według naszych spostrzeżeń pomimo bardzo dynamicznie zmieniającej się sytuacji na rynku, dyktowanej różnymi czynnikami, duża grupa osób nadal skłania się ku tej opcji.

„Poza kontraktorami pracującymi na stanowiskach typowo specjalistycznych należy pamiętać jeszcze o dużym rynku „najemników” działających w obszarach zarządzania projektami, programami czy transformacjami. Tutaj bowiem, poza wymienionymi w artykule korzyściami czysto finansowymi warto wspomnieć o szerokim, a przede wszystkim zróżnicowanym doświadczeniu takich osób, które dzięki „tymczasowemu” charakterowi współpracy z różnymi klientami mieli możliwość „zasmakowania” różnorodnych środowisk czy modeli działania. Mają dzięki temu szerszą perspektywę, aniżeli osoby, które większość swojego życia spędziły w zdefiniowanym, jednorodnym środowisku. Bardzo popularne stwierdzenie, że „robimy coś w taki sposób, bo zawsze tak robiliśmy” jest jedną z najdroższych mantr funkcjonujących w złożonych organizacjach. Zewnętrzny specjalista może zaproponować rozwiązania, które pozwolą takiej organizacji nie tylko nadążać za dynamicznie zmieniającym się środowi wręcz wykonać skok do przodu, niejednokrotnie wyprzedzający konkurencję” – komentuje Wojciech Zieliński

“To zdecydowanie wygodny model zarówno dla klienta, który ma pewność zabezpieczenia ze strony firmy dostarczającej specjalistów na kontrakcie, jak i dla kontraktora, który ma pewność otrzymania nowych propozycji współpracy od tej samej firmy przy zbliżającym się końcu obecnego kontraktu. Dodatkowo, unikamy wszelkich niejasności w sytuacji, gdy jako pracodawca posiadamy własne umowy o pracę, a korzystamy z kontraktorów zewnętrznych zapewnianych przez inne firmy, co mogłoby być uznane za naruszenie przepisów dotyczących umów o pracę” – wyjaśnia Damian Siekierski .

Zalet i wad tej formy współpracy pomiędzy firmami a specjalistami IT można niewątpliwie dokładać, natomiast zgodnie z dotychczasowymi doświadczeniami nasuwa się wniosek, że tendencja zatrudniania pracowników na kontrakcie w branży IT niezmiennie rośnie. Współpraca z kontraktorami umożliwia firmom elastyczne dostosowanie się do zmieniających się potrzeb projektowych i rynkowych.

Bibliografia:
*https://www.forbes.com/sites/elainepofeldt/2017/10/17/are-we-ready-for-a-workforce-that-is-50-freelance/?sh=6e0137433f82
**https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-10-19-gartner-identifies-the-top-strategic-technology-trends-for-2021

Autor:
Damian – Senior IT Consultant odpowiedzialny za rekrutacje w branży IT (głównie technologie Microsoft) w Recbold
Linkedin: Damian Siekierski

Rafał – Właściciel agencji rekrutacyjnej Recbold oraz Recbold Services oraz CEO platformy Recbot.pl. Rekruter z ponad 14 letnim doświadczeniem w rekrutacji specjalistów IT oraz C-Level.
Linkedin: Rafał Niedziński