Regulamin korzystania z chatbota “Recbot”

Każdego dnia dbamy o to, aby zapewnić Ci najwyższe bezpieczeństwo danych, które nam przekazujesz i dokładamy wszelkich starań, aby były odpowiednio chronione. Dlatego gromadzimy wyłącznie takie informacje, które są nam niezbędne do prowadzenia procesów rekrutacyjnych oraz informowania kandydatów o ciekawych ofertach pracy.

Chcemy, żebyś mógł dobrze poznać sposoby ochrony Twoich danych osobowych oraz mechanizmy ich przekazywania i wykorzystywania, dlatego zachęcamy, żebyś zapoznał się
z Regulaminem korzystania z usługi Chatbot „Recbot”, w którym zawarliśmy informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych.

Kluczowe definicje

Recbold lub Serwis – Recbold Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 02-972 Warszawa, Ul. Adama Branickiego 18/149

Chatbot – funkcjonalność, za pomocą, której Kandydat/ka w trakcie interaktywnej rozmowy z inteligentnym oprogramowaniem komputerowym podaje dane potrzebne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, w którym bierze udział. Podane dane następnie są przekształcane w sposób automatyczny w profil kandydata/ki. Dane, które są podawane to m.in. przebieg kariery, preferowane zarobki, preferencje dotyczące lokalizacji miejsca pracy, umiejętności.

Kandydatk/ka – pełnoletnia osoba fizyczna, która poszukuje zatrudnienia za pośrednictwem Recbold.

Pracodawca – podmiot, na rzecz którego Recbold poszukuje kandydatów do pracy w ramach umowy polegających na właściwym doborze kandydata lub kandydatów spełniających określone wymagania podmiotu.

Profil – funkcjonalność, która pozwala kandydatowi na dobrowolne przekazywanie informacji za pośrednictwem Chatbota lub innych formularzy, w tym m.in. przebiegu kariery, preferowanych zarobków, preferencji dotyczących lokalizacji, miejsca pracy, umiejętności.

Polityka Prywatności – dokument, który zawiera zbiór informacji dla kandydatów w celu poinformowania ich, jaki rodzaj danych jest zbierany oraz przetwarzany w związku z korzystaniem z usług Recbold LINK

Regulamin Programu Poleceń Kandydatów – dokument, który przedstawia warunki oraz zasady dotyczące udziału osób polecających w Programie Poleceń Kandydatów oraz zasady ich wynagradzania za polecenia kandydatów. Zapoznaj się z naszym Regulaminem Programy Poleceń Kandydatów LINK

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Recbold Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-972) przy ul. Adama Branickiego 18/149.

Administrator jest do Twojej dyspozycji i w każdej chwili odpowie Ci na pytania dotyczące:

• działania Chatbota- w tym celu skontaktuj się z nami wysyłając wiadomość w formie elektronicznej na adres: hello@recbot.pl
• administrowania Twoimi danymi osobowymi oraz praw, które Ci przysługują w związku z ich przetwarzaniem – w tym celu skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych, który jest dla Ciebie dostępny w każdej chwili wysyłając wiadomość na adres: iod@recbold.pl

W jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe?

W celu stworzenia Twojego profilu, który będziemy mogli dopasować do wymagań zawartych w ofertach pracy przekazanych od Pracodawców, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe podane w konwersacji z Chatbotem. Podczas konwersacji z Chatbotem zbieramy następujący zakres danych: imię, nazwisko, stanowisko pracy, umiejętności, oraz adres e-mail.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:

• stworzenie Twojego profilu w ramach konwersacji z Chatbotem na podstawie wyrażonej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
• prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora lub przez stronę trzecią, dotyczącym możliwości udzielenia odpowiedzi, obrony przed lub dochodzeniem ewentualnych roszczeń zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

Twój profil będzie widoczny dla pracowników oraz współpracowników Recbold Sp. z o.o., Recbold Services Sp. z o. o., Traffit Sp. z o.o. oraz przez firmę Manychat Inc. oraz Infobip Sp. z o.o., jedynie w przypadku pozyskania danych przez Chatbota. Ze wszystkimi podmiotami, o których mowa w niniejszym akapicie Recbold jako Administrator posiada aktywne umowy powierzenia przetwarzania danych.

W przypadku znalezienia odpowiedniej oferty pracy w celu realizacji procesu rekrutacyjnego Chatbot lub wyznaczony pracownik Recbold poprosi Ciebie o wyrażenie zgody na udział w procesie lub procesach rekrutacyjnych oraz możliwość przedstawienia Twojego Profilu współpracującym Pracodawcom. Równocześnie Recbold za pomocą Chatbota lub wyznaczonego w tym celu pracownika Recbold poinformuje Kandydata o tożsamości Pracodawcy. Jeżeli wówczas Kandydat wyrazi zgodę na udostępnienie swoich danych osobowych Pracodawcy, Pracodawca otrzyma pełen Profil kandydata. W następnym kroku Pracodawca otrzyma od wyznaczonego pracownika Recbold informację o znalezieniu Kandydata. Dopiero wówczas Pracodawca otrzyma Twój Profil wraz z danymi: imię i nazwisko, historia zatrudnienia, kwalifikacje, umiejętności, oczekiwania finansowe, znajomość języków obcych, odbyte szkolenia i kursy, uzyskane certyfikaty, dostępność lub okres wypowiedzenia.

Recbold nie gwarantuje Kandydatowi znalezienia pracy oraz nie ponosi odpowiedzialności za decyzje Pracodawcy na dalszym etapie procesu rekrutacyjnego.

Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych w Chatbot jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania określonych czynności. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) w określonym celu, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy również pamiętać, że Mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielony zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej wycofaniem.

Jak wygląda dopasowanie ofert pracy do Twojego profilu?

Recbold ma za zadanie jak najlepiej dopasować oferty pracy do Twoich danych, które podasz nam za pośrednictwem Chatbota.

Na czym polega korzystanie z Chatbot?

Zebrane podczas rozmowy z Chatbot informacje wykorzystujemy do automatycznego stworzenia Twojego profilu zawodowego, zgodnie z Twoim doświadczeniem zawodowym, umiejętnościami oraz preferencjami, które podajesz. Następnie tak stworzony profil dopasowujemy do wymagań przekazanych przez Pracodawców. Recbold w żaden sposób nie wykorzystuje informacji o Tobie niezwiązanych z rozwojem i planowaną karierą.

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Recbold po poinformowaniu Cię o dopasowaniu Twoich danych do konkretnego Pracodawcy poinformuje Cię o tym zadając pytanie czy dany Pracodawca Ci odpowiada. Uzyskując od Ciebie odpowiedź twierdzącą Twoje dane osobowe zebrane za pośrednictwem Chatbot zostaną mu udostępnione. Twoje dane osobowe mogą zostać również udostępnione wyłącznie podmiotom, które świadczą usługę na naszą rzecz lub podmiotom upoważnionym przez przepisy prawa. W pozostałym zakresie Twoje dane możemy przekazać stronom trzecim tylko za Twoją zgodą.

Przez jaki czas przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Okres przechowywania danych jest uzależniony od podstawy prawnej, w oparciu o którą dane są przetwarzane. Poniżej znajdują się przykładowe okresy przechowywania przez nas danych:

• dane przetwarzane na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody – do ustania celu przetwarzania lub do momentu wycofania przez ciebie zgody,
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – przez okres lat 6 co wynika z Kodeksu Cywilnego w zakresie obrony przed lub dochodzeniem ewentualnych roszczeń.

Komu powierzamy dane osobowe?

Nie ujawniamy danych osobowych Użytkowników Naszych serwisów, za wyjątkiem sytuacji, w których jest to konieczne w związku z prowadzoną działalnością lub w sytuacjach wymaganych lub dozwolonych przez przepisy prawa.

Możemy w określonych przypadkach w formie powierzenia ich przetwarzania przekazać uzyskane przez nas dane osobowe dostawcom współpracującym, aby możliwe było przetwarzanie przez nich danych osobowych w naszym imieniu. Dotyczy to również usług w chmurze obliczeniowej, wysyłek email, oraz wspierania usług Serwisu

Dostawcy usług, którzy współpracują z Recbold mają siedzibę w Polsce, innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz w Stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej (USA).

Twoje dane są bezpieczne, ponieważ wszystkie podmioty, którym je powierzamy spełniają najwyższe europejskie standardy bezpieczeństwa i gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony wymaganych przez europejskie przepisy prawa, w tym RODO.

Powierzamy dane takim podmiotom jak:

Recbold Services Sp. z o. o.: Ul. Adama Branickiego 18/149, 02-972 Warszawa – w celu zaproponowania kandydata do pracy w modelu outsourcingowym. Posiadamy aktywną umowę powierzenia przetwarzania danych z firmą Recbold Services Sp. z o.o..

Traffit Sp. z o.o.: Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia – w celu dopasowania profilu kandydata do aktualnych ofert pracy, a w konsekwencji zaproponowania najlepiej dopasowanych. Posiadamy aktywną umowę powierzenia przetwarzania danych z firmą Traffit Sp. z o.o..

Infobip Sp. z o.o. z siedzibą, adres: ul. Powstańców Śląskich 2-4, 2 p., 53-333 Wrocław – w celu przeprowadzania rozmów z kandydatami przez oprogramowanie typu SaaS zainstalowane na stronie www.recbot.pl

Manychat Inc.- 220 Golden Oak Dr, Portola Valley, CA, 94028, USA – w celu przeprowadzania rozmów z kandydatami przez Facebook Messenger. Firma Manychat korzysta z serwerów zlokalizowanych w Niemczech (Frankfurt) na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a dane użytkowników są odseparowane od innych platform. Posiadamy aktywną umowę powierzenia przetwarzania danych z firmą Manychat. W każdej chwili możesz zatrzymać usługę, pisząc “stop” w komunikatorze Messenger.

Getresponse Sp. z o.o.: Arkońska 6/A3, 80-387 Gdańsk – w celu prowadzenia komunikacji za pośrednictwem wiadomości email polegającej na przesyłaniu do kandydata najlepiej dopasowanych do jego profilu ofert pracy oraz w celu prowadzenia działań reklamowych oraz remarketingu w tym z wykorzystaniem automatycznego profilowania.

Facebook Inc.: 1601. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA – w celu wyświetlania kandydatom najlepiej dopasowanych do ich profilu ofert pracy w serwisie Facebook (włącznie z siecią reklamową) oraz w celu prowadzenia konwersacji z wykorzystaniem Facebook Messenger, a także działań reklamowych oraz remarketingu w narzędziu Facebook Ads, w tym z wykorzystaniem automatycznego profilowania i danych analitycznych dostępnych w systemie Facebook Analytics. Na naszym profilu znajdziesz aktualną Politykę Prywatności Fanpage. W związku z tym, że firma Facebook korzysta z serwerów w USA Twoje dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej (USA). Facebook posiada jednak europejską certyfikację programu Privacy Shield: www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active

Google Inc.: 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA – w celu wyświetlania kandydatom najlepiej dopasowanych do ich profilu ofert pracy w wyszukiwarce Google (włącznie z siecią reklamową) oraz w celu prowadzenia działań reklamowych oraz remarketingu w narzędziu Google Ads, w tym z wykorzystaniem automatycznego profilowania i danych analitycznych w systemie Google Analytics a także w celu przechowywania zbiorów danych w narzędziu Google Sheets. W związku z tym, że firma Google korzysta z serwerów w USA Twoje dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej (USA). Google posiada jednak europejską certyfikację programu Privacy Shield: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active

Ze względu na korzystanie z usług Google Inc. oraz Facebook Inc, Twoje dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej (USA), ponieważ przechowywane są na amerykańskich serwerach. Przedsiębiorstwa te należą jednak do programu Privacy Shield (Tarcza prywatności) i zobowiązują się do ochrony powierzonych danych zgodnie z europejskim prawem w tym zakresie

Jakie masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich  danych?

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych osobowych, w których posiadaniu jesteśmy,
• sprostowania swoich danych osobowych,
• usunięcia danych,
• wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie oparte jest na podstawie zgody,
• ograniczenia przetwarzania danych,
• wniesienia sprzeciwu na dalsze przetwarzanie,
• wniesienia skargi do Organu Nadzorczego (UODO)

Żądanie zrealizowania przez nas Twojego Prawa możesz przesłać do nas w dowolnym momencie wysyłając wiadomość w formie elektronicznej na adres: iod@recbold.pl lub w formie tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres Administratora tj. 02-972 Warszawa, Ul. A. Branickiego 18/149.

Prawo skargi wnosisz do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji dostępnych jest na stronie www.uodo.gov.pl

Przyjęto dnia 17.05.2019
Wersja II z dnia 28.03.2022 r.